Thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về xây dựng chính quyền số, Quốc hội đã ban hành Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025, tạo cơ sở pháp lý để tổ chức bộ máy chính quyền địa phương theo hướng tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả. Trong bối cảnh thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp, cấp xã được giao nhiều nhiệm vụ hơn trong quản lý nhà nước, do đó yêu cầu nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo đối với đội ngũ cán bộ, công chức ngày càng trở nên cần thiết.
Trong bộ máy hành chính nhà nước, cấp xã giữ vai trò nền tảng, là nơi trực tiếp triển khai các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đến với Nhân dân. Hàng ngày, cán bộ, công chức cấp xã phải giải quyết nhiều nhiệm vụ như tiếp nhận hồ sơ hành chính, giải quyết thủ tục cho người dân, tổng hợp báo cáo, tổ chức các cuộc họp, quản lý hồ sơ và thực hiện nhiều nhiệm vụ chuyên môn khác. Tuy nhiên, tại nhiều địa phương, một số công việc vẫn được thực hiện theo phương pháp thủ công hoặc sử dụng các phần mềm rời rạc như Word, Excel, chưa được tích hợp vào quy trình số hóa đồng bộ. Việc tra cứu văn bản, tổng hợp báo cáo, quản lý lịch công tác hay lưu trữ hồ sơ đôi khi còn mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Đặc biệt vào những thời điểm cao điểm như giải quyết hồ sơ đất đai, xét hộ nghèo, tuyển sinh đầu năm học hoặc thực hiện các chính sách an sinh xã hội, khối lượng công việc tăng cao khiến cán bộ cấp xã gặp nhiều áp lực.
Trong bối cảnh đó, trí tuệ nhân tạo đang nổi lên như một công cụ hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động hành chính tại cơ sở. AI ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội nhờ khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng và hỗ trợ tự động hóa các thao tác lặp lại. Đối với cán bộ cấp xã, việc sử dụng các công cụ AI có thể giúp hỗ trợ soạn thảo văn bản hành chính, xây dựng báo cáo, tra cứu mẫu biểu, tổng hợp dữ liệu hoặc xây dựng nội dung tuyên truyền. Thay vì phải thực hiện hoàn toàn thủ công, cán bộ có thể sử dụng các công cụ trí tuệ nhân tạo để gợi ý nội dung văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, tổng hợp thông tin hoặc hỗ trợ xây dựng kế hoạch công tác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả xử lý công việc.
Trong hoạt động quản lý hành chính cấp xã, nhiều lĩnh vực có thể ứng dụng trí tuệ nhân tạo để nâng cao hiệu quả công việc. Trước hết là tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, nơi tiếp nhận và giải quyết các thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp. AI có thể hỗ trợ hướng dẫn người dân chuẩn bị hồ sơ, tra cứu thủ tục hành chính, biểu mẫu, lệ phí và thời gian giải quyết hồ sơ. Trong công tác soạn thảo văn bản hành chính, AI có thể hỗ trợ xây dựng báo cáo định kỳ, biên bản họp, kế hoạch công tác hoặc các văn bản thông báo. Bên cạnh đó, trong lĩnh vực thống kê và tổng hợp dữ liệu, AI có thể giúp cán bộ phân tích số liệu, tạo biểu đồ và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp việc xây dựng báo cáo nhanh chóng và chính xác hơn. Ngoài ra, trí tuệ nhân tạo còn có thể hỗ trợ xây dựng nội dung tuyên truyền, thiết kế tài liệu truyền thông hoặc infographic phục vụ công tác thông tin cơ sở.
Hiện nay, nhiều công cụ trí tuệ nhân tạo miễn phí và dễ sử dụng đã được phát triển, phù hợp với nhu cầu công việc của cán bộ cấp xã. Các trợ lý ảo như ChatGPT, Gemini hay Claude có thể hỗ trợ soạn thảo văn bản, gợi ý nội dung báo cáo hoặc xây dựng kế hoạch công tác. Các công cụ như Canva có thể hỗ trợ thiết kế tài liệu tuyên truyền trực quan, trong khi các công cụ xử lý dữ liệu và tạo biểu đồ giúp tổng hợp số liệu phục vụ công tác thống kê. Việc tiếp cận và sử dụng các công cụ này không quá phức tạp và có thể áp dụng ngay trong môi trường hành chính cấp xã nếu được hướng dẫn đúng cách.
Tuy nhiên, việc đưa trí tuệ nhân tạo vào hoạt động hành chính cấp xã cũng còn gặp một số khó khăn nhất định. Hạ tầng công nghệ tại một số địa phương chưa đồng bộ, trang thiết bị máy tính và kết nối internet còn hạn chế. Bên cạnh đó, một bộ phận cán bộ còn chưa quen với việc sử dụng các công cụ công nghệ mới hoặc còn tâm lý e ngại khi tiếp cận AI. Ngoài ra, việc sử dụng AI trong công vụ cũng cần bảo đảm tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy chuẩn văn bản hành chính.
Để trí tuệ nhân tạo thực sự trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả cho chính quyền cơ sở, việc nâng cao năng lực số cho đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã là rất cần thiết. Các chương trình đào tạo cần gắn với thực tiễn công việc như hướng dẫn soạn thảo văn bản hành chính bằng công cụ AI, tổng hợp báo cáo số liệu, hỗ trợ người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến hoặc sử dụng các nền tảng công nghệ phục vụ công tác quản lý. Bên cạnh đó, cần xây dựng môi trường làm việc số, khuyến khích cán bộ chủ động ứng dụng công nghệ vào công việc hàng ngày nhằm từng bước hình thành thói quen làm việc hiện đại, chuyên nghiệp.
Trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong hoạt động hành chính cấp xã là xu hướng tất yếu. Nếu được triển khai phù hợp, AI sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực giúp cán bộ làm việc nhanh hơn, chính xác hơn và phục vụ Nhân dân tốt hơn. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ, nâng cao năng lực số cho đội ngũ cán bộ cơ sở sẽ góp phần xây dựng chính quyền hiện đại, minh bạch, gần dân và phục vụ Nhân dân ngày càng hiệu quả, đáp ứng yêu cầu phát triển trong giai đoạn mới.